Assistant Privé: exercer le métier autrement

Anne-Marie Ghesquière exerce le métier d'Assistant Privé® depuis près d'un an. Aujourd'hui à temps plein, elle ne compte pas moins de neuf clients dans son portefeuille auprès desquels elle intervient quelques heures chaque semaine. Ses missions sont très variées: "Tout ce qu'on fait c'est du concret, c'est de la vie de tous les jours. Cela va du courrier, du suivi des factures, c'est-à-dire la partie administrative stricte, à des missions plus étendues. Les clients sont très demandeurs de suivis très divers comme la gestion de devis, la surveillance de travaux, des négociations de contrats d'assurance... Il peut même s'agir de dossiers relativement longs. Je me souviens en particulier d'une reconstitution de carrière pour une personne qui avait beaucoup bougé: il a fallu tout reconstituer année après année, retrouver des documents perdus... une véritable enquête!"

Mais assistant ne signifie pas nounou ou gouvernante: les prestations de ces professionnels s'étendent aujourd'hui à la gestion administrative, l'organisation de la vie pratique ou la réalisation de projets (événements familiaux, voyages, suivi de travaux...) à la gestion privée (tenue de tableaux de bord, déclarations fiscales, support à la gestion patrimoniale)... Une surface d'intervention déjà très vaste mais qui devrait encore s'étendre selon Anne-Marie Ghesquière: "Plus que du secrétariat, il s'agit pour moi d'un assistanat relativement large et de plus en plus large. L'un de mes clients m'a dit récemment: “ce que je souhaite c'est que vous gériez ma maison”. La plupart des mes clients ont des vies professionnelles débordantes, ils ont des enfants qu'ils n'arrivent plus à voir, et ils ont autre chose à faire le week-end que de s'occuper de leur paperasse. Notre métier est le les seconder parfaitement: on vient chez eux, on s'occupe de tout, ils savent qu'ils n'ont plus rien à faire".

Le plus souvent, Anne-Marie se déplace au domicile des clients: "Je m'installe dans un bureau, dans le séjour, sur table de la salle à manger... Il suffit d'un endroit où poser l'ordinateur!" Avec neuf clients à visiter chaque semaine, il faut bien sûr s'organiser. "La sédentarité, ce n'est pas pour nous! Il faut aimer bouger, passer d'un client à un autre, comprendre les attentes et savoir s'adapter très rapidement à des modes de travail différents, bref, ne pas rester les deux pieds dans le même sabot! Le métier est très prenant mais très enrichissant, grâce notamment aux personnes très variées que l'on rencontre." Adaptabilité, polyvalence, mais également réactivité: "Le client attend de nous des résultats, il faut trouver des solutions positives très rapidement. Il ne faut pas avoir peur de s'imposer, de fixer des limites et un cadre, savoir être autonome et prendre des décisions par soi-même, sans oublier évidemment un élément crucial, la confidentialité, sans laquelle rien ne serait possible".

Qu'il s'agisse des plannings hebdomadaires, de la préparation des missions avec de nouveaux clients, de la fourniture d'outils de travail et de communication adaptés à la mobilité, tout s'organise en concertation entre les bureaux d'Officéo et les assistants sur le terrain. "Évidemment, il arrive que l'on se sente un peu seul chez les clients... Mais l'intervention est toujours bien préparée en amont par le service clientèle. On nous délivre l'intervention sur un plateau, nous ne sommes pas “lâchés” n'importe où, chez n'importe qui. Je peux donc y aller les yeux fermés, je sais que je suis attendue, et je peux travailler en toute confiance", précise Anne-Marie.

Une confiance qui s'installe également sur le terrain, avec les clients, que l'assistante considère plutôt comme des collaborateurs en entreprise: "Je n'ai pas l'impression de travailler pour un client, je travaille avec lui. Je suis là pour le seconder, pour lui rendre service et l'aider. On arrive parfois chez des clients qui ont accumulé un retard considérable dans le classement, le courrier, le règlement des factures... On leur donne un coup de main extraordinaire, parce qu'on arrive à déblayer tout ça, nous ne sommes là que pour ça. Et tant que la mission n'est pas terminée, on ne lâche pas!"

Une expérience professionnelle qu'Anne-Marie rapproche de ses 15 années d'expérience dans le secteur des RH, où chaque salarié est différent, avec des attentes spécifiques: "J'ai retrouvé cela chez Officéo et c'est certainement ce qui m'a attiré: la polyvalence et surtout ce sentiment d'aider, d'apporter quelque chose aux autres." Et si demain on lui proposait de retourner en entreprise? "Certainement pas! Je ne vois pas retourner travailler en sédentaire, encore moins pour une seule personne!".

Plus d'infos: www.officeo.fr

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Interview : Elisabeth Durand-Mirtain, DRH d'Officéo

Vous êtes en charge des recrutements pour Officéo. Quel est le profil d'un Assistant Privé®?

Nous recherchons aujourd'hui des assistant(e)s qui ont exercé le métier en entreprise et qui sont à même de pourvoir traiter le travail du particulier comme s'il était manager d'entreprise. Ils doivent donc avoir au minimum 5 à 8 ans d'expérience. Toutefois, cela nous est arrivé de convoquer des candidats qui ne sont pas assistant(e)s. On ne reste pas fermé sur un profil car les entretiens peuvent nous ouvrir sur des candidats intéressants. D'autant qu'aujourd'hui nous recherchons des profils plus spécialisés, par exemple en gestion et comptabilité, ou encore présentant une expérience dans l'organisation de voyages.

Recherchez-vous des profils spécifiques pour répondre à une demande particulière d'un client?

Normalement, les Assistants Privés® sont recrutés sur un profil adaptable à chaque demande particulière. Pour les questions qui sortent du champ de compétence de notre équipe, nous construisons aujourd'hui un réseau d'experts qui peut leur venir en aide: experts juridiques, experts en fiscalité, avocats ou notaires sur un dossier de succession...

Quelles sont les étapes de vos recrutements?

Les candidats sont d'abord conviés à une réunion au cours de laquelle sont présentés la société et le métier. Nous testons ensuite les candidats motivés et retenus sur les compétences en bureautique, car les clients doivent savoir que l'Assistant Privé® sait très bien manier l'informatique, sur l'orthographe, sur la recherche internet. Nous effectuons également des tests d'anglais, pour des clients de langue étrangère, ou pour des missions qui nécessitent le traitement de documents de langue anglaise. Un Assistant Privé® doit être capable d'une certaine affirmation de soi et ouverture d'esprit, tous deux testés lors d'entretiens.

Quelles sont les évolutions de carrière possibles au sein d'Officéo?

En général, nous proposons au début un CDD de 3 mois pour pouvoir s'adapter l'un à l'autre. Nous laissons également la liberté de faire minimum 30 heures jusqu'à 60, 80 ou 110 heures par mois... Il s'agit de commencer avec un minimum d'heures avec pour perspective d'évoluer vers un temps plein. Une personne peut souhaiter se limiter à 40 heures, parce qu'elle a des enfants en bas age et veut continuer à s'en occuper ou parce qu'elle a un autre emploi à mi-temps qu'elle souhaite conserver. Pour celles qui choisissent un temps partiel, nous faisons en sorte d'organiser leurs plannings en fonction de ces impératifs personnels. Il s'agit donc de temps partiel choisi.

De quelle manière intégrez-vous les nouveaux équipiers?

Nous recherchons des personnes très autonomes mais qui savent appartenir à une entreprise. Pour créer et favoriser l'esprit d'entreprise, nous sommes en train de constituer un groupe "d'anciens" chargés de l'intégration des nouveaux. Nous avons également mis en place une plateforme collaborative leur permettant de rester en contact avec le reste de l'équipe. Et nous organisons des réunions de contact régulières et avons créé une newsletter trimestrielle.

Quels sont les développements à moyen terme pour Officéo ?

Après Paris et la région Lyonnaise, nous cherchons à nous développer dans d'autres régions. Pour répondre aux futures demandes, nous effectuons des campagnes de recrutements environ tous les deux mois pour accroître les capacités de nos équipes.

Plus d'infos: www.officeo.fr